Sådan bruger du “pause” funktionen.

Med pause funktionen kan du som kasserer eller manager i klubben sætte en månedlig betalingsplan – eller enkelte medlemmer – på pause. Funktionen er ideel ved ferieperioder eller midlertidige pauser i træningen for enkelte medlemmer. 

Se en video guide på funktionen her, eller læs med nedenunder for en step by step gennemgang af, hvordan du bruger pause funktionen.

Når medlemmer er pauset vil de blive markeret med grå og have statussen “paused payments”.
I kan finde alle pausede medlemmer via filtreringsmuligheder, her vælger i “paused members”, så får i en liste over alle pausede medlemmer, hvad end det er gennem planer eller for det enkelte medlem. 

Sådan gør du:

Med pause funktionen kan du enten pause en hel plan, dvs. alle medlemmer der er på den plan, vil blive pauset i perioden. Eller du kan pause et enkelt medlem. 

Pause en hel plan:

  • Gå til Planoversigt
  • Klik på Pause-ikonet
  • Vælg én eller flere måneder du vil sætte på pause
  • Klik Save
  • Når en pause er planlagt, vises pause-ikonet i orange på medlemslisten for berørte medlemmer.

Alle medlemmer på planen sættes på pause i den valgte periode. De bliver ikke opkrævet betaling og kan ikke tjekke ind til træning.

2. Pause individuelle medlemmer

  • Gå til Medlemslisten
  • Find medlemmet → Klik på Pause-ikonet
  • Marker “Administrer medlem individuelt” // “Manage pause settings individually”
  • Vælg måneder og klik Save
  • Når en pause er planlagt, vises pause-ikonet i orange på medlemslisten for berørte medlemmer.

Medlemmet vil blive sat på pause i den valgte periode og bliver ikke opkrævet for sit abonnement. Mens de er pauset, vil de ikke kunne tjekke ind til træning.

Begrænsninger og regler

  • Det er kun månedlige planer, der kan pauses.
  • Du kan kun pause hele måneder ad gangen (1. til sidste dag i måneden).
  • En pause kan ikke starte med det samme – den starter altid den 1. i den kommende måned eller senere.
  • Har du allerede planlagt en prisændring, kan du ikke sætte planen på pause – og omvendt.
  • Undtagelse: Du kan godt planlægge en prisændring, hvis den træder i kraft inden pausen starter.
    • Eksempel: Du planlægger en pause, der starter 1. juli. Du ændrer prisen fra 1. juni → det er tilladt, da ændringen sker før pausen.
  • Et medlem, der er individuelt planlagt til planflytning, kan ikke pauses, medmindre flytningen annulleres.
  • Det er ikke muligt at flytte en plan for et medlem, hvis den nuværende plan er pauset – eller hvis der er planlagt en pause for den. – Se eksempler herunder. 

Sådan håndterer du flytning af planer med pauser:

  • Case 1:
    Medlem er på Plan P1
    Plan P1 er pauset i den nuværende måned
    → Det er ikke tilladt at flytte medlemmet til en anden plan.
  • Case 2:
    Medlem er på Plan P1
    Plan P1 er planlagt til pause i næste måned
    → Det er ikke tilladt at flytte medlemmet til en anden plan.
  • Case 3:
    Medlem er på Plan P1 (ingen pause eller ændringer)
    Medlemmet flyttes til Plan P2, som er pauset i den nuværende måned
    → Flytning er tilladt.
  • Case 4:
    Medlem M er på Plan P1 (ingen pause eller ændringer)
    Medlemmet flyttes til Plan P2, som er planlagt til pause næste måned
    → Flytning er tilladt, og medlemmet bliver automatisk sat på pause fra næste måned.

E-mails og notifikationer

Medlemmer får automatisk besked:

  • Når en pause oprettes, ændres eller slettes
  • Når deres pause starter

Rediger prisen på en plan

Som kasserer i MyFightBook har du mulighed for at ændre prisen på en eksisterende plan – både for at hæve eller sænke kontingentet. Denne guide viser, hvordan du gør.

Sådan redigerer du prisen

  1. Gå til din klubprofil og klik på værkstedsnøglen
  2. Vælg Planer i menuen
  3. Find den plan, du vil ændre prisen på
  4. Klik på rediger-ikonet ud for planen
  5. Klik på “want to update the price of the plan?”
  6. Godkend eller gå tilbage i popup vinduet 
  7. Indtast den nye pris i prisfeltet
  8. Klik på Gem

Bemærk: Ændringer træder altid i kraft den 1. i den kommende måned for normale planer. For sæson planer vil prisen blive ændret med det samme for nye medlemmer, ellers vil den følge sæsonens periode. 

Hvad sker der, når du ændrer prisen?

  • Den nye pris gælder fra første hverdag i den næste måned
  • Systemet ændrer automatisk prisen for alle medlemmer på planen 
  • Fortryder du kan du klikke på “Remove schedule” og så fjerner du ændringen

Begrænsninger for prisændringer

Du kan ikke ændre prisen på en plan, hvis:

  • Der allerede er planlagt en pause for planen eller et medlem fra planen i samme periode

Eksempel: Hvis du i maj planlægger en pause i juli, kan du godt ændre prisen med ikrafttræden i juni, da den ligger før pausen.

Har du spørgsmål eller oplever problemer med prisændringer, er du altid velkommen til at kontakte os på contact@myfightbook.com.

Opdatering af “Resubscribe”- funktionen

Vi er i gang med at udfase dashboardet i MyFightBook og flytte alle funktioner derhen, hvor de giver bedst mening.

Derfor har vi opdateret tilmeldingsflowet for medlemmer, som tidligere har været en del af jeres klub.

Hvad er ændret?

Funktionen “resubscribe” er flyttet væk fra dashboardet.

I stedet kan medlemmer nu tilmelde sig igen via:

  • Deres medlemsoversigt (“Memberships”)
  • Klubbens forside i MyFightBook

Hvad betyder det for medlemmerne?

  • Samme tilmeldingsflow uanset om man er nyt eller tidligere medlem
  • Tilmelding sker fra klubbens side eller medlemsprofil
    → [Se guide til tilmelding her] 
  • Eventuelt oprettelsesgebyr trækkes ved tilmelding
  • De bliver først aktive, når klubben har godkendt anmodningen

Hvad betyder det for jer som klub?

  • Alle tilmeldinger kræver godkendelse, så I har fuld kontrol over, hvem der bliver medlem
  • Oprettelsesgebyret opkræves altid, uanset om personen har været medlem tidligere
  • I skal fremover guide medlemmer til klubprofilen eller medlemsoversigten, ikke dashboardet

Denne ændring skulle gerne sikre, at processen er så ensartet og overskuelig som muligt – både for medlemmer og for klubber.

Vi håber det gør det endnu lettere for jer at navigere i systemet. 

Vælg den rette betalingsplan til jeres klub

På MyFightBook kan I nemt oprette forskellige betalingsplaner, der passer til jeres klub og medlemmers behov. Denne guide giver jer et overblik over de forskellige typer planer, hvordan de fungerer, og hvad I skal være opmærksomme på.

I kan oprette så mange planer, som I har brug for – uanset om I vil kombinere flere eller holde jer til én type.

Tip! Inden I beder jeres medlemmer om at tilmelde sig, er det en god idé at overveje, hvilken betalingsplan der passer bedst til jeres klub. Det gør tilmeldingen nemmere for både jer og jeres medlemmer.

Månedsbetaling: 

Ved månedlig betaling vil medlemmet automatisk få trukket kontingent den første hverdag i måneden. Ved tilmelding betaler de det beløb der svarer til, hvor mange dage der er tilbage af måneden, fra den dag de tilmelder sig. Koster planen for eksempel 300kr, og medlemmet melder sig ind d. 10, vil de kun betale 203 kr. derefter er de tilmeldt automatisk betaling og vil blive opkrævet det fulde beløb den første hverdag i måneden.   

Se hvordan du opsætter planer her. 

Kvartalsbetaling: 

Vælger i kvartalsbetaling vil medlemmet blive opkrævet for 3 måneder af gangen. Betalingsperioden er defineret efter, hvornår medlemmet melder sig ind. Dvs. melder man sig på en kvartalsplan i marts, vil man blive opkrævet igen d. 1 juni. På samme måde som månedlig betaling vil betalingen blive korrigeret alt efter, hvornår i en måned, medlemmet har meldt sig ind. På den måde sikrer systemet at de kommer til at betale fra den første i måneden og ikke midt i måneden, når den automatiske betaling begynder. 

Se hvordan du opsætter planer her. 

Halvårlig betaling: 

Ved halvårlig betaling får man samme løsning som ved kvartalsbetaling, bare med 6 måneder. Perioden er altså defineret efter, hvornår medlemmet melder sig ind og løber 6 måneder frem. Start opkrævningen vil være bestemt efter, hvornår på tilmeldings måneden medlemmet har meldt sig ind, og derefter køre automatisk ved næste opkrævning. 

Se hvordan du opsætter planer her. 

Årlig betaling:

Ved årlig betaling fungerer systemet på samme måde som ved kvartalsbetaling, men her betaler medlemmet for 12 måneder ad gangen. Perioden defineres ud fra, hvornår medlemmet melder sig ind, og løber et helt år frem.

Startopkrævningen beregnes ud fra, hvilken dag i måneden medlemmet tilmelder sig, så de kun betaler for de resterende dage i første måned. Derefter kører betalingen automatisk hvert år på samme dato.

Se hvordan du opsætter planer her. 

Sæsonplaner: 

Ved sæsonplaner kan du definere forskellige betalingsperioder for 1 sæson. Du kan, for eksempel, have en sæson der kører fra 1. januar – 31. maj og igen fra 1. august – 31 december, så har du altså automatisk lagt en pause ind i betalingen for juni og juli, og på samme tid sørget for, at medlemmerne automatisk får trukket kontingent igen d. 1. august. 

Betalingerne er bestemt efter hvornår i sæsonen man melder sig ind. Man betaler altså kun for det der er tilbage af sæsonen, hvorefter man vil være sat op til automatisk betaling ved næste sæson start. 

Se hvordan du opsætter sæsonplaner her. 

Tryout: 

En tryout er en midlertidig plan, I kan bruge til at tilbyde prøvetræning. I vælger selv om den skal koste noget eller være gratis. Her kan nye medlemmer tilmelde sig og have muligheden for at prøve en træning uden at være bundet til at melde sig til.
Læs mere om tryout plans her. 

Opret en sæsonplan

I denne guide viser og forklarer vi, hvordan du opretter en sæsonplan. 

Start med at Login på din bruger, du skal have adgang som kasserer for at kunne lave en ny plan. 
Vær opmærksom på, at du ikke kan flytte et medlem fra en sæsonplan til en normal plan, uden at de bliver meldt fra betaling først. Dette er fordi betalingerne fungerer på forskellige måder. 

På Klub forsiden klikker du på “Plans”. 

Så kommer du ind til oversigten over alle planer. 

For at oprette en plan skal du klikke på “Create plan”. 

Her skal du vælge interval for planen.

For at oprette en sæsonplan skal du vælge “Seasonal”. 

Derefter udfylder du resten af informationerne, og så har du oprettet sæsonen. 

  • Et eksempel for et navn til sæson kan være “Oldboys” eller “Kamphold”. Dette er det navn medlemmerne vil kunne se, når de melder sig ind i klubben.  

For at oprette perioder i sæsonen skal du ned til “Season Plans”. 

Så klikker du på “All seasons”. 

Her får du et overblik over alle perioder og hvilke sæsonplaner de er tilknyttet.

For at oprette en ny periode skal du trykke på “+”. 

Du bliver ført til en ny side, ligesom da du oprettede planen. 

Så skal du udfylde information omkring perioden. Følg disse steps:

  1. Her vælger du, hvilken sæson din periode skal kobles til.
  2. Så navngiver du perioden – Det kan være “Oldboys – Forår” 
  3. Du vælger hvornår perioden STARTER 
  4. Du vælger hvornår perioden SLUTTER 
  5. Så skal du vælge, hvilken valuta der skal trækkes penge i
  6. Pris for perioden (denne pris gælder KUN for denne periode). 

Klik på “Save” og så har du oprettet din første periode i en sæson. 

Vil du oprette endnu en periode, gentager du alle steps fra +’et til “Save”. 

På denne måde kan du oprette én sæson med flere perioder. 

Når et medlem har meldt sig på en sæson, vil prisen på første betaling være bestemt af, hvornår i perioden de tilmelder sig. Derefter vil de blive tilmeldt automatisk betaling, og når næste periode starter, vil det fulde beløb for perioden blive trukket. 

Er du inde på “All Seasons”, kan du få et overblik over, hvilke perioder du har oprettet under sæsonen. 

Se et eksempel på en sæson her: 

Overblikket viser dig:

  1. Perioden 
  2. Hvilken sæson perioden ligger i 
  3. Hvornår perioden ligger 
  4. Valuta der bliver afregnet i
  5. Pris på perioden 
  6. Her kan du redigere perioden 
  7. Her kan du slette perioden

Tilmeld automatisk betaling til forbund

,

I denne guide viser vi, hvordan du som klubadministrator tilmelder jeres klub til automatisk betaling til jeres forbund.

For at jeres medlemmer kan deltage i stævner gennem MyFightBook, skal klubben være medlem af et forbund. Hvis jeres forbund også bruger MyFightBook til at håndtere kontingentbetaling, kan I via jeres klubprofil tilmelde jer automatisk årlig betaling.

Bemærk:

Det er kun brugere med enten Manager– eller Cashier-rolle i MyFightBook, der kan oprette en betalingsaftale til forbundet.

Sådan gør du:

1. Gå til din klubprofil

Gå ind på din klubs forside, og klik på værkstedsnøglen.

2. Find forbundsoversigten

Klik på Federations for at se, hvilke forbund I er medlem af, og hvad jeres betalingsstatus er.

3. Se medlems- og betalingsstatus

På oversigten kan du se alle de forbund, klubben er tilknyttet, samt status på jeres betaling.

4. Tilmeld betaling

Hvis I skal betale kontingent til et forbund, klik på Subscribe ud for det relevante forbund.

Når I har udfyldt jeres betalingsoplysninger, betaler I kontingent fra dags dato og 12 måneder frem. Efter 12 måneder vil systemet automatisk forsøge at forny betalingen, så I fortsat er aktive i forbundet.

Gør eksportfil læsbar

Når du eksporterer en fil fra MyFightBook bliver den hentet ned som en CSV fil. 

Filen skal formateres for at være læsbar i Excel, denne guide viser dig hvordan.

Gå ind i din klub og klik på MEMBERS for at se medlemslisten. 

Klik EXPORT for at hente listen ned som den er. 

Vil du kun have et udsnit af medlemmer, kan du bruge ADD FILTER muligheden. 

Når du har hentet filen, åbner du den i EXCEL. 

Din fil vil se sådan ud, når du åbner den: 

  1. Marker kolonne A(1) og klik på Data (2) 

  1. Vælg “Tekst til kolonne” / “Text to column” – Dette åbner et popup vindue 

  1. Vælg “Delimited” / “Afgrænset” og tryk på “Next” / “Næste”

  1. Markér “Tab” / “Tabulator” og “Comma” / “Komma” og tryk på “Next” / “Næste”

  1. Vil du ændre decimal opsætningen til dansk opsætning, kan du trykke på advanced og indstille “Decimal separator” til ” . ” (punktum) og “Thousands separator” / “Tusind separator” til ” , ” (komma). Tryk på “OK”

  1. Tryk “Finish” / “Udfør”

Din data vil nu være læsbar, som her: 

Kobl planer sammen med training programs

I denne guide viser vi, hvordan du kan koble en plan sammen med et eller flere training programs i MyFightBook.

Bemærk: Du behøver ikke bruge denne funktion, men hvis du gør, vil medlemmer på planen kun kunne deltage og tjekke ind på de hold, der er koblet til de valgte training programs.

Hvad betyder det at koble en plan sammen med training programs?

Hvis ingen training programs er koblet til, har medlemmet adgang til alle hold.

Medlemmer på en plan, der er koblet til et eller flere training programs, kan kun deltage og tjekke ind på de hold, der hører til de programmer.

Se med her for at se, hvordan du sammenkobler planerne med training programs, eller se step by step guide herunder.

Sådan kobler du en plan til training programs, når du opretter en ny plan:

  • Gå til klubforsiden.
  • Klik på værktøjsnøglen (admin-menuen).
  • Vælg “Plans”.
  • Klik på “Create plan”.
  • Udfyld informationen om planen.
  • Vælg de training programs, du vil koble til planen.
  • Gem planen.

Sådan kobler du en eksisterende plan til training programs – eller ændrer sammenkoblingen:

  • Gå til værktøjsnøglen og vælg “Plans”.
  • Find den plan, du vil ændre.
  • Tilføj eller fjern training programs via drop down menuen. 
  • Husk at trykke “Save” efter hver ændring – ellers bliver dine ændringer ikke gemt.

Eksempel:

  • Hvis du har koblet planen “30 år+” til training programmet “30 år+”, så kan medlemmerne kun tjekke ind på de hold, der hører til det program.
  • Hvis planen ikke er koblet til nogle programmer, har medlemmerne adgang til alle hold.

Registrer gamle kampresultater for en fighter

I denne video viser vi, hvordan du igennem result offsets kan registere gamle kampresultater, eller resultater fra kampe afholdt udenfor MyFightBook, på en fighter.

Godkend eller afvis udmeldingsanmodninger

I denne videoguide viser og forklarer vi, hvordan du som klubadministrator kan godkende eller afvise medlemmers anmodning om at blive meldt ud af klubben.