PRIVACY POLICY

Myfightbook

1 DEFINITIONER

1.1

”Personoplysninger” og “behandling” skal have den betydning, som følger af artikel 4 i Forordning2016/679 af Europa-Parlamentets og Rådet af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv (95/46/EF (herefter ”persondataforordningen”).

2 DATAANSVARLIG OG DATABEHANDLER

2.1

Klubben afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler personoplysningerne i forbindelse med denne aftale skal behandles, og er derfor den dataansvarlige, jf. persondatalovens § 3, stk. 4 og artikel 4, stk. 7 i persondataforordningen.

2.2

Myfightbook behandler data på vegne af den dataansvarlige, hvorfor Myfightbook er databehandler, jf. persondatalovens §3, stk. 5 og artikel 4, stk. 8 i persondataforordningen.

3 BAGGRUNDEN OG FORMÅLET MED BEHANDLINGEN

3.1

Klubben/bruger ønsker at benytte Myfightbook tjeneste til at

  1. Håndtere kontingentopkrævning og lægebog og sende e-mails og anden elektronisk information
  2. Håndtere billeder på Myfightbook, Klubbens samt brugens profil
  3. Gemme/redigere oplysninger på Klubbens medlemmer, herunder telefonnumre, adresser, e-mails, alder og køn

4 PLACERING AF DATA

4.1

Myfightbook opbevarer persondata på servere hos Microsoft Azure.

4.2

Myfightbook må ikke overføre eller behandle de af nærværende aftale omfattede persondata i andre lande uden for EU, uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse.

5 MYFIGHTBOOKS FORPLIGTELSER

5.1

Myfightbook forpligter sig til alene at behandle personoplysninger på baggrund af dokumenterede instrukser fra Klubben, herunder med hensyn til overførsel af personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation.

5.2

Hvis Myfightbook er forpligtet til at overføre personoplysninger til et tredjeland eller en international organisation, skal Myfightbook underrette Klubben om denne pligt forinden behandlingen sker, medmindre loven forbyder sådanne oplysninger grundet samfundets interesse.

5.3

Myfightbook skal gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at alle personoplysninger, der er til rådighed eller som behandles af Myfightbook, behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger, herunder beskyttelse mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse, eller enhver anden behandling af personoplysninger i strid med persondataloven og fra den 25. maj 2018 og frem, persondataforordningen.

5.4

Efter anmodning fra Klubben/forbundene vil Myfightbook give Klubben/forbundene en erklæring vedrørende de tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

5.5

Myfightbook sikrer, at personer, der er bemyndiget til at behandle personoplysningerne, er underlagt fortrolighed enten ved aftale eller efter lov.

5.6

Myfightbook skal give Klubben/forbundene meddelelse om brud på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse. Ved brud på persondatasikkerheden forstås et brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet, jf. persondataforordningens artikel 4, stk. 12.

5.7

Myfightbook skal behandle personoplysninger, der behandles af Myfightbook på vegne af Klubben, fortroligt. Myfightbook må ikke videregive personoplysninger leveret til Myfightbook af, for, eller på vegne af Klubben til tredjemand, medmindre der foreligger samtykke eller andet lovligt grundlag.

5.8

Myfightbook må ikke gøre brug af personoplysninger leveret til Myfightbook af Klubben på anden måde end til levering af ydelsen. 

5.9

Intet i denne aftale forhindrer en af Parterne i at opfylde en retlig forpligtelse pålagt af myndigheder eller domstole. Begge Parter skal dog så vidt muligt drøfte den passende reaktion på enhver anmodning fra en myndighed eller domstol ved videregivelse af oplysninger.

6 YDERLIGERE BISTAND TIL KLUBBEN

6.1

Myfightbook stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for Klubben/forbundene/bruger for at påvise overensstemmelse med bestemmelserne i denne aftales forpligtelser og giver mulighed for og bidrager til revidering, herunder inspektioner, gennemført af Klubben eller en revisor, som Klubben har givet mandat til.

6.2

Myfightbook skal straks underrette Klubben/forbundene såfremt der efter Myfightbooks opfattelse foreligger en instruktion fra Klubben, der overtræder persondataloven fra den 25. maj 2018 og frem, persondataforordningen.

6.3

Myfightbook bistår Klubben/forbundene med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så vidt dette er muligt, for opfyldelsen af Klubbens forpligtelse til at svare på anmodninger om udøvelse af den registreredes rettigheder.

6.4

Myfightbook assisterer - idet der tages hensyn til arten af behandlingen og de oplysninger, der er til rådighed for Myfightbook - Klubben/forbundene i at sikre overholdelse af forpligtelser med hensyn til

6.4.1

behandlingssikkerhed,

6.4.2

anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden,

6.4.3

underretning om brud på persondatasikkerheden til den registrerede, og

6.4.4

konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse.

6.5

Myfightbook skal - hvis artikel 30 i persondataforordningen finder anvendelse - føre en fortegnelse over behandlingsaktiviteter under deres ansvar og efter anmodning give Klubben en kopi heraf.

6.6

Myfightbooks bistand efter dette afsnit 6 vil blive udført i henhold til nærmere aftale med Klubben.

7 Klubben/forbundene - FORPLIGTELSER

7.1

Klubben/forbundene/bruger har i overensstemmelse med persondataloven og persondataforordningen en generel forpligtelse til at sikre, at de tekniske og organisatoriske foranstaltninger overholdes, hvilket omfatter tekniske og organisatoriske foranstaltninger fortaget af en data-behandler. Myfightbook har vurderet de risici som Myfightbooks behandling af persondata efter denne aftale medfører og har gennemført passende foranstaltninger, jf. punkt 5.3. Klubben er tilfreds med, at Myfightbook har implementeret passende foranstaltninger og har ret til at anmode om en erklæring om de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. punkt 5.4.

7.2

Klubben/forbundene erklærer, at de personoplysninger, som Myfightbook behandler efter denne aftale, må behandles af Myfightbook.

7.3

Det nævnes for en god ordens skyld, at Klubben som dataansvarlig skal overholde reglerne i persondataloven og, fra den 25. maj 2018 og frem, persondataforordningen, hvilket blandet andet omfatter indgåelse af databehandleraftaler med leverandører.

7.4

Klubben/forbundene skal - hvis artikel 30 i persondataforordningen finder anvendelse - føre et register over behandlingsaktiviteterne og efter anmodning give Myfightbook en kopi heraf.

8 UNDERDATABEHANDLER

8.1

Klubben/forbundene/bruger giver Myfightbook en generel ret til at gøre brug af underdatabehandlere. Myfightbook skal underrette Klubben om eventuelle planlagte ændringer vedrørende underdatabehandlere og derved give Klubben mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

8.2

Ved at indgå denne aftale, giver Klubben/forbundene sit samtykke til, at Myfightbook bruger E-mail (udsendelse af e-mails), Microsoft Azure (hosting) som underdatabehandler. Myfightbook sikrer, at de samme databeskyttelsesforpligtelser, som fastsat i denne aftale, pålægges og navnlig, at underdatabehandlerne vil iværksætte de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i persondataloven og, fra den 25. maj 2018 og frem, persondataforordningen.

Myfightbook er - i overensstemmelse med persondataloven og persondataforordningen – fuldt ansvarlig over for Klubben/forbundene for udførelsen af underdatabehandlerens forpligtelser.

9 PERIODE OG OPSIGELSE

9.1

Denne aftale er gældende, så længe Myfightbook behandler personoplysninger på vegne af Klubben og Forbundene.

9.2

Efter ophævelse eller opsigelse af denne aftale skal Myfightbook efter påkrav fra Klubben (a) returnere alle personoplysninger overført til Myfightbook af Klubben til behandling eller (b) efter modtagelse af instruktioner fra Klubben, destruere alle sådanne oplysninger. Foranstående gælder dog ikke, såfremtlovgivningen giver ret eller pligt til opbevaringen.

10 VALG AF LOV OG VÆRNETING

10.1

Denne Aftale er underlagt dansk ret.

10.2

Enhver tvist, der udspringer af eller i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende eksistens, gyldighed eller ophør, skal afgøres af retten i Odense, hvis tvisten ikke kan løses efter forhandling.